文件控制程序

1. 目的

为使文件与资料处理迅速，并正确流通、应用及管理,以确保各相关部门能及时获得适当且有效之最新文件。

2. 范围

本公司内、外联系或客户/供应商往来之有关品质及技术文件均适用之。

3. 权责

文 件 类 别	制定	审核	批准
质量手册	管理者代表	管理者代表	总经理
程序文件	各     相关人员	管理者代表	管理者代表
三阶文件	各     相关人员	管理者代表	管理者代表
四阶文件	各     相关人员	管理者代表	管理者代表

4. 定义

本公司文件类别区分四阶

4.1 文件阶码如下：

QM: 一阶文件

QP: 二阶文件

OS: 三阶文件

QR: 四阶文件

4.2 系统文件:质量手册,为本公司第一阶文件。

4.3 程序文件:管理评审、内部品质审核、品质制度、文件与资料管制等,依质量手册所订之各项程序,为本公司第二阶文件。

4.4 指导书文件:标准书、细则、规范、通则等文件,为本公司第三阶文件。

4.5 制造文件:原理图、承认书、模具图纸、作业指导书等为公司第三阶文件。

4.6 外来文件:从公司以外获得的标准、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍、客户原图等属第三阶文件。

4.7 记录:校验记录、检验记录、测试记录及执行第二、第三阶所衍生的记录资料等为本公司第四阶文件。

5. 作业内容

5.1 各阶文件编号如下：

5.1.1 一、二阶文件的编号为  

5.1.2 三阶文件的编号为：

5.1.3 记录编号格式如下:

类别	代码
法律法规标准	STD
承认书	ACK
政府公文等	GOV

5.2 文件制订、修订、废止的制作

ISO文件包括质量手册,程序文件,三级文件,表格等的制订、修订或废止时,由主办及相关部门人员或指定人员按各类文件之标准格式拟定后,填写《文件申请、更改、补发、报废单》经管理代表批准后,依次编号, 并附《文件分发登记表》注明发行部门及份数,由行政部发行实施。

5.3 文件发放、回收

5.3.1 经核准后之文件与资料,按《文件分发登记表》所需份数影印文件与资料加盖受控文件章后分发相关部门,并由签收部门于《文件分发登记表》上签章,修订或废止时则需与原《文件分发登记表》上记回收。

5.3.2 第四阶表单格式经核准后,原稿保存并发行一份给原申请部门,使用时由使用部门自行影印或请购印制;如表单发行新版时,可不填写《文件分发登记表》。

5.3.3 文件应保证清晰完整、易于认别。

5.4 文件管理、登录、归档

5.4.1 正式文件有破损、缺页、字迹模糊或份数不够被发时,需填写《文件分发登记表》,送核准部门签核后,再由行政部发行、收回。

5.4.2 旧版文件或过期失效需作废之文件应加盖[作废文件]章,若因特殊原因需保留时应给予隔离和标识。

5.4.3 对外提供给客户、供应商等文件,由获知部门或公司代表填写《文件分发登记表》在备注栏注明客户或供应商厂名呈报管理者代理核准后从行政部领取相应份数的相应文件加盖受控文件章。

5.4.4 行政部/权责(登录/发行/归档)。

          行政部需将发行的文件进行登录发行存档。

5.4.5 借阅时经行政部核准,经批准方可借阅所管制之原件。

5.4.6 受控文件章加盖于每页文件右上角空白位置。

5.5 外来文件管理

5.5.1 外来文件不可涂改或损毁,并保持其完整性，并加盖“外来文件”章。如是感热纸传真时,则需拷贝管理。

5.5.2 电子文档管理：各部门电子文档自行保存并定期备份，防止文件丢失。

5.6 文件评审

5.6.1《质量手册》每年至少应评审一次;

5.6.1程序文件和三阶文件在标准发生变更或必要时进行评审，至少三年评审一次，并再次批准。

6. 相关文件

无。

7. 相关表单

序 号	相 关 记 录	保 存 期 限	备注
1	外来文件一览表	保持最新版
2	文件分发登记表	保持最新版
3	文件申请、更改、补发、报废单	一年

8. 附件

8.1 附件一: “文件受控”章

8.2 附件二: “外来文件”章

8.3 附件三: “作废文件”章

 

山西9000认证公司主要业务：ISO9001质量认证、ISO14001环境认证、HACCP食品认证、TS16949汽车行业认证、CE产品安全认证

 

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